Politique concernant la confidentialité et la protection des renseignements personnels (B-8)
Adoption par le conseil d’administration : 28 avril 2023 – MECA-23-24-01
Numéro de résolution : 11-151-2324
Mise à jour : 19 avril 2024 – MECA 2425-01
Numéro de résolution : 11-160-2425
1. Énoncé général
Les principaux éléments de cette politique touchent particulièrement les points qui suivent. MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES est notamment assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) et est donc tenue de prendre les mesures nécessaires pour protéger la confidentialité et la protection des renseignements personnels de tous ses employés, partenaires et clients. La présente politique a pour objectif de présenter la façon dont MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES s’acquitte de ses obligations légales. Elle constitue également sa politique de gouvernance en la matière.
2. Renseignements personnels
Les renseignements personnels collectés ou détenus par MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES dans le cadre de sa mission sont les suivants :
– Informations d’identification (nom, coordonnées, âge, genre, statut particulier, domaine
d’activité, etc.)
– Informations financières (états de comptes, cotes de crédits, relevés de transaction, copie
de chèque, etc.);
– Informations financières relatives au prêt (montant du prêt, date du prêt, taux d’intérêt).
Seuls les renseignements nécessaires à la mission de MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES sont recueillis.
3. Collecte de renseignements personnels
MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES collecte des renseignements personnels auprès de ses clients dans le but de leur offrir des micro-prêts entre 500$ et 20 000$. Seuls les renseignements nécessaires à l’octroi de ces prêts selon a mission de MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES sont recueillis.
La collecte de renseignements personnels auprès des clients s’effectue au moyen de formulaires de
demande de financement. Ces formulaires sont disponibles en ligne ou transmis par courriel par MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES. MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES
fonctionne à 100% en ligne pour la soumission des documents.
En complétant un formulaire de demande de financement et en transmettant la documentation
pertinente à son soutien, les clients déclarent avoir lu la présente politique et consentent à la collecte de
leurs renseignements personnels.
En ayant usage aux technologies de l’information proposées par MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES incluant les courriels, formulaires interactifs et logiciels tels OneDrive, les clients consentent
à l’utilisation de ces technologies.
De plus, MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES peut recueillir certains renseignements
personnels auprès de tiers (employeurs, institutions financières, bureau de crédit, etc.). Ces tiers sont
identifiés dans la demande de financement.
En complétant un formulaire de demande de financement et en transmettant la documentation
pertinente ausoutien de leur demande, les clients déclarent avoir lu la présente politique et consentent à
ce que MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES obtiennent des renseignements personnels
auprès de tiers identifiés dans le formulaire de financement comme des institutions financières,
employeurs ou bureaux de crédits.
Enfin, en plus des renseignements personnels fournis par les clients dans le cadre de la demande de
financement, MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES peut également recueillir des informations
sur l’ordinateur des visiteurs de son site internet au moyen de cookies et ce, à des fins fonctionnelles,
analytiques, de performance et de publicité. Il s’agit de son adresse IP, du système d’exploitation, du type
de navigateur, etc. Chaque visiteur du site internet de MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES
se voit offrir le choix d’accepter ou de refuser ces cookies, à l’exception de ceux nécessaires au
fonctionnement du site internet.
4. Utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis par MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES le sont dans le but d’évaluer les demandes de financement et par la suite de fournir aux clients un service de prêt de type microcrédit. Ils servent également à des fins de distribution de matériel promotionnel.
Les renseignements personnels recueillis par MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES ne sont utilisés que pour les fins pour lesquels ils ont été recueillis à moins du consentement express des personnes visées.
5. Conservation et sécurité des renseignements personnels
MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES conserve les renseignements personnels en sa
possession de façon à en assurer la sécurité et la confidentialité. Cela peut impliquer la conservation de
renseignements personnels à l’aide de logiciels d’infonuagique comme OneDrive.
Parmi les mesures de sécurité mises en place par MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES, seuls
les employés ayant besoin d’avoir accès aux renseignements personnels des clients dans le cadre de leur
travail y ont accès. Tous les employés doivent également signer un engagement de confidentialité
prévoyant qu’ils doivent assurer la confidentialité des renseignements personnels auxquels ils pourraient
avoir accès dans le cadre de leur travail.
Tous les renseignements personnels se trouvant sous forme papier sont conservés dans des classeurs barrés.
6. Destructions et anonymisation
Lorsque la fin pour laquelle les renseignements personnels ont été recueillis est atteinte, ceux-ci sont conservés pour une période de 10 ans après la fin du remboursement du prêt. Par la suite, ils sont détruits ou anonymisés.
7. Communication des renseignements personnels
MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES transmet certains renseignements au réseau
MicroEntreprendre ainsi qu’à ses bailleurs de fonds dans le cadre de sa reddition de compte. Il
s’agit de certaines informations non-nominatives ainsi que des renseignements personnels
suivants :
– Noms des entrepreneurs;
– Montant des prêts;
– Coût total du projet;
– Preuves de versements (relevé bancaires, copie de chèques, etc. ).
En complétant un formulaire de demande de financement et en transmettant la documentation
pertinente au soutien de leur demande, les clients déclarent avoir lu la présente politique et
consentent à la communication de certains renseignements personnels à MicroEntreprendre ainsi
qu’aux bailleurs de fonds de MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES.
MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES fait également affaire avec certains intermédiaires pour la signature de documents (ex: EZSign).
En complétant un formulaire de demande de financement et en transmettant la documentation
pertinente, les clients déclarent avoir lu la présente politique et consentent à la communication de
leurs renseignements personnels à ces intermédiaires.
Aucun renseignement personnel n’est communiqué à un autre tiers sans le consentement de la
personne concernée sauf dans le cas des exceptions prévues par la loi.
8. Bureaux de crédit
MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES peut prendre connaissance de rapports de crédits ou de recommandations concernant la solvabilité de ses clients préparés par un agent de renseignement personnel. Les clients disposent d’un droit d’accès et de rectification relativement aux renseignements détenus par l’agent de renseignement personnel aux endroits suivants :
COORDONNÉES
Equifax Canada Co.
Relations nationales avec les consommateurs
Case postale 190
Montréal (Québec) H1S 2Z2
Soit les coordonnées indiquées sur le site d’EQUIFAX: https://www.consumer.equifax.ca/fr/personnel/contester-dossier-de-credit
Sur demande, les clients peuvent connaitre la teneur de tout rapport de crédit ou de toute recommandation sur la solvabilité dont MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES a pris connaissance avant de rendre sa décision.
9. Droit de consultation
Le client a le droit de connaître la nature et l’origine des renseignements personnels détenus par MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES à son égard, de les consulter et d’y apporter des correctifs ou ajouts si nécessaire. Cette rectification peut inclure la suppression des renseignements.
De plus, toute personne concernée par un renseignement personnel peut exiger la cessation de la diffusion de ce renseignement, la désindexation ou la réindexation de tout hyperlien rattaché à son nom permettant d’accéder à ce renseignement, lorsque la diffusion du renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire ou encore, lorsque cette diffusion lui cause un préjudice grave en matière de vie privée ou de réputation, lequel est manifestement supérieur à l’intérêt public et à la liberté d’expression, et que la solution recherchée n’excède pas ce qui est nécessaire pour éviter la perpétuation du préjudice. Les critères prévus à la loi seront considérés lors de cette analyse.
Pour ce faire, la personne intéressée doit s’adresser au responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont :
COORDONNÉES :
Marie Josée Dufour Garon, directrice générale
2089, boulevard Guillaume Couture, bureau 202
Lévis, Québec, G6W 2S5
418-903-3824
10. Droit d’opposition et de retrait
À tout moment, les clients ont le droit de retirer leur consentement à la collecte, l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels. Le retrait du consentement peut cependant occasionner une interruption ou un rejet des services offerts par MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES. Le cas échéant, les clients seront informés des conséquences de leur retrait de consentement.
11. Incidents de confidentialité
Si MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES a des raisons de croire qu’est survenu un incident de
confidentialité impliquant au moins un renseignement personnel, des mesures seront prises afin de
diminuer les risques de préjudices et éviter que de nouveaux incidents se produisent.
Celles-ci peuvent, selon le cas, comprendre notamment un avis à la Commission d’accès à l’information,
un avis à la personne concernée, un avis à toute personne ou tout le personne de MicroEntreprendre
Chaudière-Appalaches, soit toute mesure susceptible de diminuer le risque (ex. : fournisseur informatique,
police, centre anti-fraude, etc.). Dans ce dernier cas, l’avis ne comprend que les renseignements
personnels nécessaires à cette fin.
Une personne dont un renseignement personnel est concerné par un incident de confidentialité ne sera
pas avisée si un tel avis serait susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou l’autorité de
MicroEntreprendre Chaudière-Appalaches, chargée, en vertu de la loi, de détecter ou réprimer le crime
ou les infractions aux lois.
12. Hyperliens
Le site internet de MICROENTREPRENDRE CHAUDIÈRE-APPALACHES comporte des hyperliens
menant au site internet de tiers (ex. : bailleurs de fonds). MicroEntreprendre n’est pas responsable
de la protection des renseignements personnels par ces tiers.
13. Mise en vigueur et modifications de la présente politique
La mise en vigueur de cette politique débute dès son approbation par le conseil d’administration.
Malgré la date d’approbation, la présente politique demeure en vigueur avec chaque mise à jour
ou modification adoptée par le conseil d’administration. La présente politique peut être modifiée
sans préavis.
14. Coordonnées
Pour toute question relative à la présente politique, pour demander de l’assistance afin de comprendre la
portée d’un consentement ou pour porter plainte relativement à la protection des renseignements
personnels, il est possible de communiquer avec la personne responsable de la protection des
renseignements personnels au moyen des coordonnées suivantes:
COORDONNÉES
Marie Josée Dufour Garon, directrice générale
2089, boulevard Guillaume Couture, bureau 202
Lévis, Québec, G6W 2S5
418-903-3824
